Bir Word belgesini kilitlemek, izinleri sınırlamak ve içeriğinizi korumak için çeşitli seçenekleriniz var. Bu işlemlerin çoğu, Microsoft Word 2010 ve üstü sürümleri için çalışır ve hem Windows hem de Mac için desteklenir. Aşağıdaki ekran görüntüleri, hem Windows kullanıcıları için hem de Mac kullanıcıları için geçerlidir.
Belgenizi Koruyun
Word belgenizdeki Dosya sekmesine tıkladığınızda sizi Bilgi ekranına götürecektir. Burada, belgenize koruma eklemek için 3 seçenek çıkacaktır.
Seçenek 1: Tamamlandı Olarak İşaretle (yalnızca Windows’ta 2010’dan sonra Microsoft Office sürümleri için geçerlidir)
Tamamlandı Olarak İşaretle seçildiğinde, belgenin tamamlandığı herkese bildirilir ve “Salt Okunur” olarak korunur, herhangi bir düzenlemeye izin verilmez. Ayrıca kalan tüm düzenleme işaretlerini, izlenen değişiklikleri veya yorumları da gizler. Okuyucularını bilgilendirmek için belgenin en üstünde bir başlık görünecektir.
Bu en az güvenli seçenektir, çünkü okuyucuların Yine de Düzenle’yi tıklatıp belgeyi değiştirmelerine izin verir. Diğer katılımcıların belgenin tamamlandığını bilmesine izin verirken, içeriği açıkça paylaşmanın bir yolunu sunar.
Seçenek 2: Parola ile Şifrele
Belgeyi Koru listesinde bulunan ikinci seçenek Parola ile Şifrele’dir. Bu seçeneğin üzerine tıklamak Belge için bir parola oluşturmanıza izin veren Belge Şifreleme penceresini açar.
Not: Mac 2011 kullanıcıları için Word’ün, Word> Tercihler> Kişisel Ayarlar> Güvenlik> Parola yolunu kullanması gerekir.
Şifre özelliği bir kurtarma seçeneği içermez, bu nedenle şifreyi kaybetmek belgeyi açmayı imkansız hale getirir. Seçtiğiniz şifreyi onaylamak için iki kez girmelisiniz. Bir kullanıcı belgeyi açtığında, şifreyi girmeleri istenecektir. Yazarın ek koruma kullanmaması halinde doğru şifrenin girilmesi, okuma ve düzenlemeyi mümkün kılacaktır.
Seçenek 3: Düzenlemeyi Kısıtla
Düzenlemeyi Kısıtla’yı seçmek, yazarlara belge içindeki seçenekleri sınırlama seçenekleri sunar
Not: Bu seçenek Koruma araç kutusundaki Gözden Geçirme sekmesinden de erişilebilir.
En kullanışlı ikinci seçenek, Düzenlemeyi Kısıtla’dır. Bu seçenek altındaki kutuyu işaretlemek, kullanıcı düzenlemesini dört seçenekten biri olarak sınırlama olanağı sağlar:
- İzlenen Değişiklikler değişiklikleri mümkün kılar, ancak zorunlu izleme ile.
- Yorumlar, kullanıcıların belgeye yorum yazmasına izin verir, ancak metni düzenlemez.
- Formları Doldurma (Mac kullanıcıları için formlar), kullanıcıların yalnızca önceden biçimlendirilmiş alanları doldurmalarını sağlar.
- Değişiklik Yok (Sadece Mac kullanıcıları için) tüm düzenleme ve yorumları yasaklar.
Bu değişikliklerin yürürlüğe girebilmesi için yazar, Windows menüsünde Düzenlemeyi Kısıtla araç çubuğunda bulunan “Evet, Korumayı Zorunlu Kullanmaya Başla” düğmesine tıklayarak Zorla Başlatma’yı seçmelidir. Mac kullanıcıları Tamam’ı seçecektir. Bu, parolayı oluşturmanızı ister ve bu da belgeyi açmak için kullandığınız veya farklı bir parola olabilir.